Kapitola 9.- Organizační zajištění a operace FK
Organizační zajištění a operace finanční kontroly v praxi
Provádění vnitřní kontroly na všech stupních řízení patří k základním pracovním povinnostem vedoucích zaměstnanců v rozsahu jejich pověření a odpovědnosti vymezené v organizačním řádu, případně v kontrolním řádu[1].
Z toho vyplývá skutečnost, že všichni vedoucí organizačních útvarů mají v rámci svých pravomocí a odpovědnosti povinnost zajišťovat vytváření a řádné fungování vnitřního kontrolního systému.
Vedoucí organizačních útvarů zabezpečují výkon vnitřní kontroly formou předběžné, průběžné a následné kontroly.
Z postavení vedoucích organizačních složek vyplývá povinnost řídit se při provádění kontrolní činnosti zákonem o finanční kontrole č. 320/2001 Sb. v platném znění a dalšími platnými zákony a vnitřními předpisy, které upravují provádění řídící kontroly.
Jsou povinni se přesvědčovat o plnění svých příkazů a opatření, zda byly řádně, včas a beze zbytku realizovány, v případě potřeby je jejich povinností vlastní příkazy a opatření doplňovat a aktualizovat.
Podle zákona jsou dále povinni organizovat a provádět kontrolu tak, aby byly včas odhalovány případné nedostatky, zjištěny jejich příčiny a vymezena osobní odpovědnost zaměstnanců za vznik nebo trvání nedostatků.
Pokud zjistí při provádění kontroly závažné nedostatky, jsou povinni je neprodleně hlásit vedoucímu orgánu obce/kraje/organizace.
Mezi závažné nedostatky patří porušení vnitřních předpisů, které nelze považovat za běžné nedopatření nebo k němu došlo úmyslně, starostovi nebo tajemníkovi hlásit také nedostatky, jejichž odstranění není v pravomoci vedoucího organizačního útvaru, který je zjistil, písemně oznámit starostovi každé zjištěné nakládání s veřejnými prostředky, které je nehospodárné, neefektivní, neúčelné nebo je v rozporu s právními předpisy, na základě výsledků své kontrolní činnosti přijímat opatření k omezení výskytu zjišťovaných nedostatků, vypracovat zápis o provedené kontrole, jedná-li se o kontrolu, která byla vedoucímu organizačního útvaru nařízena nebo která byla provedena v souladu s plánem kontrolní činnosti, zabezpečit, aby se stejní podřízení pracovníci nepodíleli na přípravě, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek. vedoucí organizačních útvarů nemohou dát příkaz k provedení operace bez předběžné kontroly zajištěné příkazcem operace, správcem rozpočtu a hlavním účetním.
Přenesením odpovědnosti za provádění kontroly na podřízené zaměstnance se vedoucí organizačních útvarů nezbavují odpovědnosti za včasnost a oprávněnost kontroly ve své působnosti a za využívání jejich výsledků v řízení.
Nejdůležitějším prvkem řídící kontroly je předběžná kontrola operací (kontrola provedená před uzavřením kontraktu a vznikem závazku) provedená ve 3 úrovních.
1. úroveň předběžné kontroly
První úroveň předběžné kontroly zabezpečuje příkazce operace (pověřený vedoucí organizační jednotky). V rámci této kontroly se schvalovací postup zaměří na prověření: nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění úkolů, věcné správnosti a úplnosti podkladů k připravované operaci, dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, souladu operace s právními předpisy a přijatými koncepčními či jinými záměry schválenými zastupitelstvem města, dodržení schvalovacích pravomocí orgánů obcí dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, v jeho platném znění, rizik, která se mohou v průběhu realizace operace vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění.
2. úroveň předběžné kontroly
Druhou úroveň předběžné kontroly zabezpečuje správce rozpočtu. Tato kontrola se zaměřuje na dodržení zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění jeho pozdějších úprav, při realizaci operace, na ověření rozsahu oprávnění příkazce operace a porovnání jeho podpisu s podpisovým vzorem, zatřídění příjmu nebo výdaje dle rozpočtové skladby, prověření oprávněnosti příjmu nebo výdaje ve vztahu ke schválenému rozpočtovému výhledu, schválenému nebo upravenému rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro příslušnou položku rozpočtové skladby, prověření souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky, posouzení finančního dopadu operace na rozpočtové zdroje příslušného, případně následujícího rozpočtového období.
3. úroveň předběžné kontroly
Třetí úroveň předběžné kontroly zabezpečuje hlavní účetní. Předmětem této kontroly je ověření úplnosti a náležitostí předaných podkladů dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, rozsahu oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu a jejich ověření s podpisovými vzory.
V případě, že v rámci jednotlivých stupňů předběžné kontroly budou zjištěny nedostatky, nemohou být do doby jejich odstranění příjmy nebo výdaje, které se váží k příslušné operaci, realizovány.
V některých případech, kdy je malá pravděpodobnost výskytu nepřiměřených rizik pro hospodaření s prostředky veřejné správy, lze sloučit
Průběžnou řídící kontrolu zabezpečují vedoucí organizačních útvarů nebo jimi pověření pracovníci, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky.
Zjistí-li odpovědní pracovníci, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí své zjištění písemně starostovi, který přijme opatření k nápravě zjištěných nedostatků.
Vedoucí organizačních útvarů stanoví četnost prováděných kontrol.
Při výkonu průběžné kontroly se uplatní operační kontrolní postupy, které zajišťují prověření, zda operace od předání podkladů k realizaci hlavním účetním až do jejího konečného vypořádání a vyúčtování probíhá v souladu s právními předpisy a opatřeními organizace, přijatými v rámci těchto předpisů.
Za účelem minimalizace možných rizik jsou činnosti při uskutečňování operací odděleny od činností při zpracování těchto operací v účetní evidenci. Toto pravidlo musí být dodrženo zejména při zajišťování bezhotovostního styku.
--------------------------------------------------------------------------------
[1] )viz § 25 zákona č. 320/2001 Sb. v platném znění