5.1. Předběžná kontrola

Účel předběžné kontroly

Účelem předběžné kontroly je předcházení nedostatkům oddělením pravomocí a odpovědností při přípravě a schvalování operace.

Odpovědní činitelé

V rámci řídící kontroly jako součásti vnitřního kontrolního systému zajišťují podle ustanovení § 26 odst. 1 zákona předběžnou kontrolu tito odpovědní činitelé:

qpříkazce operace,

qsprávce rozpočtu,

qhlavní účetní.

Plněním funkce příkazce operace může být pověřen pouze vedoucí zaměstnanec orgánu veřejné správy.

Příkazce operace

- kdo je příkazce operace

Příkazce operace je vedoucí orgánu veřejné správy nebo vedoucí zaměstnanci jím pověření k nakládání s veřejnými prostředky.

- odpovědnost příkazce operace

Odpovědnost příkazce operace je upravena v prováděcí vyhlášce.Příkazce operace je při předběžné řídící kontrole povinen prověřit:

-zda je operace pro plnění úkolů nezbytná,

-věcně správná,

-splňuje kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti

-zda je v souladu s právními předpisy.

Příkazce operace dále odpovídá za prověření možných rizik a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění.

Konec kontrolního postupu

Kontrolní postup příkazce operace končí vydáním písemného souhlasu k uskutečnění operace.

Správce rozpočtu

Na postup příkazce operace navazuje postup vedoucího zaměstnance odpovědného za správu rozpočtu nebo zaměstnance pověřeného vedoucím orgánu veřejné správy, který se nazývá správcem rozpočtu.

Odpovědnost správce rozpočtu

Odpovědnost správce rozpočtu je upravena v prováděcí vyhlášce.

Správce rozpočtu je při předběžné řídící kontrole povinen prověřit soulad operace s právními předpisy, zejména se zákony č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, a z. č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, dále dodržení rozpočtové skladby rozpočtu, schváleného rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro položku rozpočtové skladby. Dále je správce rozpočtu povinen prověřit, zda příkazce operace jedná v rámci své působnosti.

Pojem operace

Pojem operace je pojímán jako proces přijímání rozhodnutí nebo uzavírání závazků a smluv, která zavazují orgán veřejné správy k veřejným výdajům nebo jiným plněním majetkové povahy.

Je to proces uskutečňování veřejných výdajů nebo jiných plnění majetkové povahy.

Proto se také kontrolní činnosti v rámci předběžné řídící kontroly rozdělují na činnost před schválením závazku nebo uplatněním nároku orgánu veřejné správy a na činnost před uskutečněním veřejných výdajů nebo jiných plnění ke splnění závazků nebo uplatnění nároků orgánu veřejné správy.

Podle ustanovení § 14 prováděcí vyhlášky v případě přijímání rozhodnutí nebo uzavírání závazku se předběžná kontrola skládá z kontrolního postupu příkazce operace a správce rozpočtu.

Hlavní účetní

Jde-li o operaci, kterou má být uskutečněn veřejný výdaj nebo jiná operace majetkové povahy, navazuje na postup správce rozpočtu postup vedoucího zaměstnance odpovědného za vedení účetnictví nebo vedoucím orgánu veřejné správy pověřeného zaměstnance, který se nazývá hlavním účetním.

Odpovědnost hlavního účetního

Odpovědnost hlavního účetního je upravena v prováděcí vyhlášce. Hlavní účetní nese odpovědnost za úplnost a soulad náležitostí pokladů zejména se zákonem o účetnictví. Dále je hlavní účetní povinen prověřit, zda příkazce operace a správce rozpočtu jednají v rámci své působnosti.

Podle ustanovení § 26 odst. 2 zákona je nepřípustné sloučit funkci příkazce operace s funkcí správce rozpočtu nebo hlavního účetního.

Výjimečně lze podle § 26 odst. 3 zákona sloučit funkci správce rozpočtu s funkcí hlavního účetního za předpokladu malé pravděpodobnosti výskytu nepřiměřených rizik při hospodaření s veřejnými prostředky.

Rozhodnutí o sloučení funkcí

Rozhodnutí o sloučení funkcí správce rozpočtu a hlavního účetního je v odpovědnosti vedoucího orgánu veřejné správy, který při rozhodování o sloučení těchto funkcí musí zohlednit další v zákoně uvedené skutečnost, zejména povahu činnosti orgánu veřejné správy, obtížnost finančního řízení, strukturu a počet zaměstnanců.

Povinnost správce rozpočtu a hlavní účetní

Správce rozpočtu a hlavní účetní jsoupovinni písemně oznámit vedoucímu orgánu veřejné správy absenci předběžné kontroly při provádění operace. Vedoucí orgánu veřejné správy je poté povinen přijmout opatření k prověření této operace a opatření k zabezpečení řádného výkonu předběžné kontroly.

Zjistí-li správce rozpočtunebo hlavní účetní nedostatky při výkonu předběžné kontroly, jsou o nich povinni písemně informovat příslušného příkazce operace a operaci pozastavit.

5.2. Průběžná a následná kontrola

Průběžná kontrola je zaměřena na probíhající operace. Jejím úkolem je zjistit, zda operace probíhají v souladu se stanoveným cílem. Jedná se o průběžné sledování uskutečňovaných operací včetně konečného vypořádání a vyúčtování.

Následná kontrola je zpětné ověření zaměřené na konečný výsledek operace, nebo následné prověřování vybraných operací (po jejich konečném vypořádání a vyúčtování).

Průběžnou a následnou kontrolu zajišťují vedoucí zaměstnanci a další zaměstnanci, kteří mají její výkon ve funkční náplni v rámci věcně příslušného útvaru.

K výkonu průběžné a následné kontroly se používají zejména:

·operační,

·revizní a

·hodnotící postupy.

Podleprováděcí vyhlášky se operačními postupy prověřuje, zda operace od schválení po konečné vypořádání a vyúčtování probíhá v souladu s právními předpisy a opatřeními orgánů veřejné správy přijatými v mezích těchto předpisů. Revizní a hodnotící postupy zajišťují vyhodnocování informací obsažených v příslušných záznamech nebo datech uložených v informačních systémech potřebných pro účely periodických výkazů, hlášení a zpráv.

Informační povinnost zaměstnanců, vykonávajících průběžnou řídící kontrolu ve vztahu k vedoucímu orgánu veřejné správy o nehospodárnosti, neefektivnosti, neúčelnosti a o porušování právních předpisů je upravena zákonem. Vedoucí orgánu veřejné správy je poté povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zabezpečení řádného výkonu této kontroly.

Provádění vnitřní kontroly na všech stupních řízení patří k základním pracovním povinnostem vedoucích zaměstnaneců v rozsahu jejich pověření a odpovědnosti vymezené v organizačním řádu, případně v kontrolním řádu.

Z toho vyplývá skutečnost,že všichni vedoucí organizačních útvarů mají v rámci svých pravomocí a odpovědnosti povinnost zajišťovat vytváření a řádné fungování vnitřního kontrolního systému.

Vedoucí organizačních útvarů zabezpečují výkon vnitřní kontroly formou předběžné, průběžné a následné kontroly .

Z postavení vedoucích organizačních složek vyplývá povinnost řídit se při provádění kontrolní činnosti zákonem o finanční kontrole č. 320/2001 Sb. v platném znění a dalšími platnými zákony a vnitřními předpisy, které upravují provádění řídící kontroly.

Jsou povinni sepřesvědčovato plnění svých příkazů a opatření, zda byly řádně, včas a beze zbytku realizovány, v případě potřeby je jejich povinností vlastní příkazy a opatření doplňovat a aktualizovat.

Podle zákona jsou dále povinni organizovat a provádět kontrolu tak, aby byly včas odhalovány případné nedostatky, zjištěny jejich příčiny a vymezena osobní odpovědnost zaměstnaneců za vznik nebo trvání nedostatků

Pokud zjistí při provádění kontroly závažné nedostatky, jsou povinni je neprodleně hlásit vedoucímu orgánu obce/kraje/organizace.

6.1. Předběžná kontrola operací před vznikem závazku

Kontrola provedená před vznikem závazku

Nejdůležitějším prvkem řídící kontroly je předběžná kontrola operací (kontrola provedená před uzavřením kontraktu a vznikem závazkuprovedená ve 3 úrovních:

1. úroveň předběžné kontroly

První úroveň předběžné kontroly zabezpečuje příkazce operace (pověřený vedoucí organizační jednotky).

V rámci této kontroly se schvalovací postup zaměří na prověření:

• nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění úkolů,
• věcné správnosti a úplnosti podkladů k připravované operaci,
• dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti,
• souladu operace s právními předpisy a přijatými koncepčními či jinými záměry schválenými
  zastupitelstvem města,
• dodržení schvalovacích pravomocí orgánů obcí dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, v jeho platném znění,rizik, která se mohou v průběhu realizace operace vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění.

2. úroveň předběžné kontroly

Druhou úroveň předběžné kontroly zabezpečuje správce rozpočtu.

Tato kontrolase zaměřuje na:

• dodržení zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění jeho pozdějších úprav, při realizaci operace,
• na ověření rozsahu oprávnění příkazce operace a porovnání jeho podpisu s podpisovým vzorem,
• zatřídění příjmu nebo výdaje dle rozpočtové skladby,
• prověření oprávněnosti příjmu nebo výdaje ve vztahu ke schválenému rozpočtovému výhledu, schválenému nebo upravenému rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro příslušnou položku rozpočtové skladby,
• prověření souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky,
• posouzení finančního dopadu operace na rozpočtové zdroje příslušného, případně následujícího rozpočtového období.

3. úroveň předběžné kontroly

Třetí úroveň předběžné kontroly zabezpečuje hlavní účetní.

Předmětem této kontroly je:

• ověření úplnosti a náležitostí předaných podkladů dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění,
• rozsahu oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu
• a jejich ověření s podpisovými vzory.

V případě, že v rámci jednotlivých stupňů předběžné kontroly budou zjištěny nedostatky, nemohou být do doby jejich odstranění příjmy nebo výdaje, které se váží k příslušné operaci, realizovány.

V některých případech, kdy je malá pravděpodobnost výskytu nepřiměřených rizik pro hospodaření s prostředky veřejné správy, lze sloučit 2. a 3. úroveň předběžné řídící kontroly a tuto provádí pouze správce rozpočtu.

Průběžnou řídící kontrolu zabezpečují vedoucí organizačních útvarů nebo jimi pověření pracovníci, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky.

Zjistí-li odpovědní pracovníci, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí své zjištění písemně starostovi, který přijme opatření k nápravě zjištěných nedostatků.

Četnost prováděných kontrol

Vedoucí organizačních útvarů stanoví četnost prováděných kontrol.

Při výkonu průběžné kontroly se uplatní operační kontrolní postupy, které zajišťují prověření, zda operace od předání podkladů k realizaci hlavním účetním až do jejího konečného vypořádání a vyúčtování probíhá v souladu s právními předpisy a opatřeními organizace, přijatými v rámci těchto předpisů.

Za účelem minimalizace možných rizik jsou činnosti při uskutečňování operací odděleny od činností při zpracování těchto operací v účetní evidenci. Toto pravidlo musí být dodrženo zejména při: zajišťování bezhotovostního styku.

Cílem kontroly jezajištění plnění při hospodaření s veřejnými prostředky na významné hodnoty

Kontrolovaným subjektem jesprávce rozpočtových prostředků

Požívanými interními normami a předpisy jsou Metodikasestavovánírozpočtu norma o oběhu účetních dokladůvčetněrozšiřujících noremkontrolní řád

Předmětem kontroly jsou hospodářské operace výdaje nad 50.000,- Kč:, soulad nařízení operace na schválený rozpočet, kontrolasprávnosti poukázání finančních prostředků (např. odsouhlasení č. účtu na výpise z BÚ s číslem účtu uvedeným na faktuře, smlouvě), kontrolaschválení věcné správnosti (párování na objednávky, odvolávka na smlouvu), kontrolasouladu plněnínapředmět fakturace (namátkově), kontrola potvrzení formální správnosti, kontrola zaúčtování a použité rozpočtové skladby, soulad na zákon o veřejných zakázkách, kontrola platební kázně, kontrola náležitosti 3 úrovní předběžné řídící kontrol

Vnitřní kontrola je synonymem pro kontrolní mechanismy v rámci organizace. Vnější kontrola obsahuje kontrolní mechanismy, které existují vně organizace.Cílem vnitřní kontroly je odhalovat ve zvoleném čase jakékoliv odchylky od cílů stanovených organizací a omezovat překvapení. Kontrola dovoluje řídícím zaměstnancům čelit rychlému vývoji ekonomického prostředí, stejně jako měnícím se požadavkům a prioritám. Vnitřní kontrola tak podporuje účinnost, redukuje riziko ztrát hodnot aktiv a napomáhá zaručovat spolehlivost finanční situace a dodrž

Pověřený zaměstnanec vnitřní finanční kontroly není začleněn do struktury žádného z odborů a je podřízen starostovi/řediteli/hejtmanovi.

K základním úkolům pověřeného zaměstnance vnitřní finanční kontroly patří zejména: zpracovávat návrhy střednědobého a ročního plánu jednotlivých auditů, které projedná se starostou,ověřování, zda údaje vykázané ve finančních, účetních a jiných výkazech věrně zobrazují majetek, zdroje jeho financování a hospodaření s ním (tzv. finanční audit),
prověřování a hodnocení systémů zajištění příjmů orgánu veřejné správy, včetně vymáhání pohledávek, financování jeho činnosti a zajištění správy veřejných prostředků (tzv. audit systémů), zkoumání hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti operací i přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému (tzv. audit výkonu),předkládání zpráv na základě zjištění starostovi s doporučením ke zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo ke zmírnění rizik a k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků,, vypracování roční zprávy s výsledky interního auditu, zajišťování konzultační činnosti v orgánu veřejné správy.

Na základě ročního plánu vnitřní finanční kontroly vypracuje pověřený zaměstnanec finanční kontroly program, který se zaměří na cíle prověřovaných činností, včetně ochrany veřejných prostředků, a na systémy, kterými jsou tyto činnosti řízeny a kontrolovány, prověření účinnosti vnitřního systému řízení a kontroly, zhodnocení a zvládání rizik při plnění stanovených úkolů organizace,zdokonalení systému řízení rizik v dané činnosti organizace a příslušného kontrolního systému.

O vykonaném auditu se pořizuje písemná zpráva.

Pověřený zaměstnanec vnitřní finanční kontroly odpovídá za řádný výkon auditu včetně včasného předávání výsledků, závěrů, doporučení a zpráv.

Pověřený zaměstnanec vnitřní finanční kontroly vytvoří systém umožňující prověřovat opatření přijatá k odstranění zjištěných nedostatků.

Cíl analýzy

Cílem analýzy je identifikovat rizika a nalézt slabá místa informačního systému z hlediska bezpečnosti. Základním východiskem analýzy je ohodnocení aktiv (informace, data, HW, SW apod.) a v dalších krocích jsou pak pojmenovány hrozby a zranitelnost těchto aktiv.

Provádění analýzy

Analýzu rizik lze provést v různých variantách lišících se hloubkou šetření. Obvyklými variantami jsou přehledová nebo detailní analýza.

Analýza a hodnocení rizik

Analýza a hodnocení rizik jsou procedury, které slouží pro potřeby řízení a tvoří podklady pro rozhodovací proces. Z toho vyplývá, že pracovní postupy musí respektovat určité požadavky, které zaručují správné a kvalifikované rozhodování a proaktivní řízení, které na základě současných znalostí je nejlepším nástrojem pro zajištění ochrany, bezpečnosti a rozvoje státu či organizace. Prioritní ochrana je věnována základním zájmům státu, tj. ochraně životů a zdraví lidí, majetku, životního prostředí, bezpečnosti obyvatelstva a aktuálně v poslední době ochraně kritické infrastruktury.

Hodnocení rizik

Hodnocení rizik je možno provést jen na základě konkrétních, pravdivých a ověřených datových souborů o dané živelní pohromě, nehodě, havárii, útoku apod., které platí pro fyzikálně správně definovaný prostor či území a pro fyzikálně správně definovaný časový interval. Cílem je zajistit rozhodování ve prospěch věci. Proto musí být používán otestovaný soubor kritérií, který zaručuje objektivitu, nezávislost a nezaujatost hodnocení. V řadě případů jsou posuzované problémy komplexní nebo mají mnoho nejistot a neurčitostí, což způsobuje, že je třeba použít vícekriteriální expertní metody.

Stanovení rizik

Stanovení rizik při interním auditu je nezávislá, objektivní, ujišťovací a konzultační činnost zaměřená na přidání hodnoty a zdokonalování procesů v organizaci.

Interní audit pomáhá organizaci dosáhnout jejich cílů tím, že přináší systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování efektivnosti řízení rizik, řídících a kontrolních procesů a správy a řízení organizace.

Požadavek mít zpracovaný Katalog rizik vyplývá ze zákona č. 320/2001 Sb.,finanční kontrole ve veřejné správě, a současně z Pokynů Ministerstva financí ČR, k jednotnému uplatňování závazných pravidel a doporučování pro výkon interního auditu v orgánech veřejné správy. Rovněž vychází z doporučení Evropské komise, pokud se jedná o prostředky EU.

Metodika

Obsahem metodiky je návod, jak provést analýzu rizik jednotným způsobem, a to jak v oblasti strukturálních nástrojů pomoci EU, tak i ve vnitřním kontrolním systému organizace.

Jednotná metodika k provedení výše uvedené analýzy je určena pro generálního ředitele, ředitele úseků GŘ, ředitele Závodů a Správ (dále jen vedoucí zaměstnanci)a správce rizik jednotlivých útvarů.

Co je riziko

Riziko je pojem používaný k vyjádření nejistoty výskytu určitých událostí a nebo jejich následků, které by mohly mít významný dopad.