Veřejná zakázka malého rozsahu
Veřejná zakázka malého rozsahu se vzorovými dokumenty
Právní úprava
Veřejná zakázka malého rozsahu, podle zákona č. 137/2006 Sb. v platném znění (dále jen "zákon"), je taková veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nepřesahuje
· v případě dodávek a služeb 2.000.000,- Kč,
· v případě stavebních prací 6.000.000,- Kč.
Veškeré uvedené částky předpokládaných hodnot zakázek, tedy i v případě zakázky malého rozsahu, je třeba považovat za hodnoty bez DPH.
Zákonná výjimka
Veřejné zakázky malého rozsahu používá veřejný zadavatel za podmínek, určených v zákoně. Podle ustanovení § 18 odst. 3 zákona platí, že zadavatel není povinen zadávat veřejné zakázky malého rozsahu podle zákona.
Uvedený postup pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu může být použit veřejným zadavatelem pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, popřípadě též pro zadávání podlimitních veřejných zakázek za použití podmínek, uvedených v zákoně.
Dodržování zásad
Veřejný zadavatel je povinen, podle § 6 zákona, dodržovat základní zásady transparentnosti, zákazu diskriminace a rovného zacházení.
Stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky
Zadavatel je povinen stanovit předpokládanou hodnotu a tím i zajistit předpokládanou výši peněžitého závazku bez DPH veřejné zakázky a tím zjistí, že se jedná o zakázku malého rozsahu. Při stanovování předpokládané hodnoty veřejné zakázky je zadavatel povinen postupovat podle příslušných pravidel stanovených zákonem. Přitom platí zákonem stanovený zákaz rozdělení předmětu veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení hodnoty veřejné zakázky a ta se stala veřejnou zakázkou malého rozsahu, tedy takovou, jejíž předpokládaná hodnota nepřekročí limity uvedené výše.
Zadání veřejné zakázky malého rozsahu
V souvislosti ze zadáním veřejné zakázky malého rozsahu je především nezbytné, aby zadavatel na počátku zadávacího procesu rozhodl, jakým způsobem zahájí zadávání předmětné veřejné zakázky malého rozsahu. Doporučuje se, aby zejména v případě veřejných zadavatelů byl stanoven jednotný interní postup platný pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu.
Zákon rovněž stanoví, že v případě veřejného zadavatele je třeba dodržovat povinnost stanovenou § 26 odst. 5 zákona, podle kterého je veřejný zadavatel povinen, v případě, kdy zahájí zadávání veřejné zakázky malého rozsahu postupem platným pro podlimitní veřejné zakázky, postupovat tímto způsobem i nadále a zadat veřejnou zakázku malého rozsahu dle pravidel stanovených zákonem pro zadávání podlimitních veřejných zakázek.
Zadání veřejné zakázky mimo režim zákona
Vzhledem k tomu, že hodnota plnění poskytnutého na základě veřejné zakázky malého rozsahu může být od 0,10 Kč do 2.000.000,- Kč bez daně z přidané hodnoty v případě dodávek a služeb a v případě stavebních prací dokonce až do 6.000.000,- Kč bez daně z přidané hodnoty, je nutné, aby interní předpis veřejného zadavatele stanovil pravidla pro zadávání v závislosti na předpokládané hodnotě předmětu veřejné zakázky malého rozsahu. V takovém případě je nutno, aby zadavatel dodržoval obdobným způsobem zákaz dělení zakázek, v jehož důsledku by byla smlouva na plnění veřejné zakázky malého rozsahu uzavřena méně přísným způsobem.
Archivování dokumentace
Veřejný zadavatel je povinen uchovávat veškerou dokumentaci, která vznikla v souvislosti se zadáváním veřejné zakázky malého rozsahu. Tato povinnost je zákonem stanovena zejména pro účely případné kontroly prováděné dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů, nebo vzhledem k pravomocím Nejvyššího kontrolního úřadu dle zákona č. 166/1993 Sb., o Nejvyšším kontrolním úřadu, ve znění pozdějších předpisů.
Modelové rozdělení veřejných zakázek malého rozsahu
Při tvorbě interního předpisu si může zadavatel vytvořit následující modelové rozdělení, vycházející z principu proporcionality. Tento princip zohledňuje cenu veřejné zakázky malého rozsahu ve srovnání s náklady na proces jejího zadání a možné přínosy zadávací procedury:
1) pravidla pro zadávání veřejných zakázek v hodnotě nepřesahující 200.000,-Kč bez daně z přidané hodnoty v případě veřejných zakázek na dodávky a služby, resp. 600.000,-Kč bez daně z přidané hodnoty v případě veřejných zakázek na stavební práce
Oslovení jednoho dodavatele
Veřejná zakázka může být zadána v tomto případě následujícím způsobem:
· výzva jednomu dodavateli k předložení cenové nabídky (popřípadě s dalšími podmínkami plnění), pokud nemá zadavatel aktuální cenové nabídky již k dispozici, či přímá objednávka plnění, a to i například emailovou formou
· rozhodnutí pověřené osoby zadavatele na základě dodavatelem předložené či jinak dostupné aktuální nabídky (není nutné ustanovit hodnotící komisi)
· uzavření smlouvy (uzavřením smlouvy se v tomto případě rozumí rovněž doručení dodavatelem potvrzené objednávky či přímé poskytnutí požadovaného plnění dodavatelem)
· případně rozhodnutí zadavatele o nepřidělení veřejné zakázky/odmítnutí nabídky (např. jestliže cenová nabídka nebo jiné podmínky plnění nejsou pro zadavatele akceptovatelné apod.).
Celý proces může být uskutečněn jednou pověřenou osobou zadavatele, která je oprávněná činit jménem a na účet zadavatele tyto úkony.
2) závazná pravidla pro zadávání veřejných zakázek v hodnotě od 200.000,-Kč bez daně z přidané hodnoty do 800.000,-Kč bez daně z přidané hodnoty v případě veřejných zakázek na dodávky a služby, resp. od 600.000,-Kč bez daně z přidané hodnoty do 3.000.000,-Kč bez daně z přidané hodnoty v případě veřejných zakázek na stavební práce
Oslovení nejméně tří dodavatelů
Režim pro zadávání těchto veřejných zakázek malého rozsahu by měl být již o něco přísnější, než v případě předchozím. V zájmu zachování potřebné míry pružnosti při jejich zadávání, lze připustit, aby proces oslovení a následně i výběru dodavatele prováděla jedna zadavatelem pověřená osoba. Avšak, neměla by již neměla vycházet pouze z nabídky jednoho dodavatele. Pro naplnění zákonných požadavků na transparentnost zadávacího řízení je vhodné, aby zakázka, jejíž předpokládaná hodnota spadá do této skupiny byla zadána na základě předchozího vyzvání (oslovení) alespoň tří dodavatelů, z jejichž nabídek bude následně vybrána pro zadavatele nejvýhodnější nabídka.
Zadavatel však vyzve k podání nabídky pouze takové zájemce, o kterých má věrohodné informace, že jsou z hlediska své schopnosti, odbornosti a zkušeností jím požadované plnění schopni řádně a včas dodat.
Proces tedy může vypadat takto:
· výzva třem dodavatelům k předložení cenové nabídky (s vymezením požadovaného plnění a případně dalšími podmínkami plnění) a případné uveřejnění výzvy vhodným způsobem, pokud nemá zadavatel aktuální cenové nabídky již k dispozici, a to i například emailovou formou; výzva bude obsahovat rovněž údaje o kritériích, která jsou rozhodná pro zadání zakázky (hodnotící kritéria), která však nemusí být vymezena jako hodnotící kritéria podle zákona; doba pro podání nabídek dodavateli musí být minimálně 7 dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům
· rozhodnutí pověřené osoby zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky na základě ve výzvě stanovených hodnotících kritérií a sdělení této informace všem účastníkům řízení spolu se stručným odůvodněním výběru
· uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem (uzavřením smlouvy se rozumí rovněž doručení dodavatelem potvrzené objednávky)
· případně rozhodnutí zadavatele o zrušení (výběrového) řízení; důvodem pro zrušení zadávacího řízení může být skutečnost, že dodavatelé nepředložili pro zadavatele akceptovatelné nabídky, popř. nabídky na zadavatelem požadované plnění; zadavatel by si měl možnost zrušení zadávacího řízení vymezit již ve výzvě dodavatelům k podání nabídek.
Nebude-li osoba rozhodující o výběru nejvhodnější nabídky oprávněna uzavřít jménem zadavatele smlouvu na plnění zakázky s vybraným dodavatelem, bude třeba, aby doporučila podpis smlouvy oprávněné osobě zadavatele.
3) závazná pravidla pro zadávání veřejných zakázek v hodnotě od 800.000,-Kč bez daně z přidané hodnoty do 2.000.000,-Kč bez daně z přidané hodnoty v případě veřejných zakázek na dodávky a služby, resp. od 3.000.000,-Kč bez daně z přidané hodnoty do 6.000.000,-Kč bez daně z přidané hodnoty v případě veřejných zakázek na stavební práce
Oslovení min. tří i více dodavatelů
Veřejné zakázky malého rozsahu, u kterých předpokládaná hodnota přesahuje výše uvedené limity, by měly být zadávány v řízení, které zaručí objektivní výběr nejvýhodnější nabídky. Zadavatel se musí řídit pravidlem dodržení zásad transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení.
Lze jen doporučit, aby zadavatel vždy vyzval k podání nabídek nejméně tři dodavatele a současně případně uveřejnil výzvu vhodným způsobem (např. na internetové adrese), přičemž postup při hodnocení nabídek by měl být přísnější než v případě veřejných zakázek s nižší hodnotou. Dále platí, jako v předchozím případě, že zadavatel vyzve pouze takové zájemce, o kterých má věrohodné informace, že jsou z hlediska své schopnosti, odbornosti a zkušeností jím požadované plnění schopni řádně a včas dodat.
Proces může vypadat následovně:
· výzva nejméně třem dodavatelům k předložení nabídky v mezích požadavků zadavatele (s ohledem na okolnosti může zadavatel zvážit, zda nevyzvat více dodavatelů) a případné uveřejnění výzvy vhodným způsobem; výzva bude obsahovat rovněž údaje o kritériích, která jsou rozhodná pro zadání zakázky (hodnotící kritéria);
· doba pro podání nabídek dodavateli musí být minimálně 10 dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům
· ustanovení alespoň tříčlenné komise pro posouzení a hodnocení nabídek; alespoň jeden člen komise musí mít odbornost ve vztahu k požadovanému plnění (např. u zakázky na dodávku hardware bude jeden člen hodnotící komise mít alespoň středoškolské vzdělání v příslušném oboru)
· zdůvodněné doporučení (s ohledem na hodnotící kritéria) zadavateli (pověřené osobě) k uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem
· rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky a sdělení této informace všem účastníkům řízení spolu se stručným odůvodněním výběru
· uzavření smlouvy s dodavatelem
· případně rozhodnutí zadavatele o zrušení řízení.
Výjimka pro zadání veřejné zakázky jednomu dodavateli
Pokud by byly naplněny
· podmínky pro aplikaci zákonné výjimky pro zadávání veřejných zakázek nebo podlimitních veřejných zakázek nebo
· podmínky pro postup zadavatele v jednacím řízení bez uveřejnění podle zákona a (současně) zadání zakázky jedinému dodavateli (kdyby se na danou zakázku zákon vztahoval),
může zadavatel zadat veřejnou zakázku malého rozsahu tomuto jednomu dodavateli. Tuto skutečnost však musí zadavatel řádně zdokumentovat (písemným záznamem obsahujícím rozhodné okolnosti). V případě, že je na segmentu trhu s požadovaným plněním nižší počet dodavatelů, než má být vyzván (3), vyzve zadavatel k podání nabídky všechny takové dodavatele (zájemce).
Základní dokumenty pro dodržení postupu zadavatele
Pro účely osvědčení správnosti postupu zadavatele při zadání zakázky lze vymezit následující základní dokumenty, které jsou nezbytné pro osvědčení transparentnosti a nediskriminace (nejedná se však o úplný výčet):
a) text výzvy požadovanému počtu dodavatelů k podání nabídky a dalších dokumentů vymezujících předmět zakázky (např. zadávací dokumentace, pokud je zpracována); případně zdůvodnění vyzvání nižšího než metodikou požadovaného počtu dodavatelů (nejedná-li se o výzvu jednomu podle bodu 1),
b) nabídky podané dodavateli na základě výzvy zadavatele nebo jiné informace či ceníky, z nichž vyplývá plnění nabízené dodavatelem,
c) stručná zpráva (záznam) o posouzení a hodnocení podaných nabídek;
d) rozhodnutí zadavatele (odpovědné osoby) o výběru nejvhodnější nabídky se stručným zdůvodněním;
e) smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem, popř. vč. dodatků k ní (popřípadě objednávka).