7. JEDNACÍ ŘÍZENÍ S UVEŘEJNĚNÍM (§ 29 - § 33)
LHŮTY
Základní aplikovatelné lhůty (bez případného zkrácení) – nadlimitní veřejná zakázka:
Lhůta pro doručení žádostí o účast – nejméně 37 dnů ode dne následujícího po odeslání
oznámení jednacího řízení s uveřejněním k uveřejnění
Lhůta pro podání nabídek – přiměřená lhůta
Základní aplikovatelné lhůty (bez případného zkrácení) – podlimitní veřejná zakázka:
a) Lhůta pro doručení žádostí o účast – nejméně 15 dnů ode dne následujícího po odeslání
oznámení jednacího řízení s uveřejněním k uveřejnění
b) Lhůta pro podání nabídek – přiměřená lhůta
Veškeré lhůty určené veřejným zadavatelem musí být stanoveny s ohledem na předmět veřejné zakázky.
Z praxe
Mezi nejčastější chyby, kterých se zadavatelé při jednacím řízení s uveřejněním dopouštějí, patří :
- nestanovení kritérií pro výběr zájemců
- nevyhotovení protokolu o výběru zájemců
- absence odůvodnění v oznámení o odmítnutí zájemce
- poskytnutí zadávací dokumentace všem dodavatelům před výběrem zájemců
- netransparentní a diskriminační postup zadavatele při jednání s uchazeči
ZAHÁJENÍ JEDNACÍHO ŘÍZENÍ S UVEŘEJNĚNÍM
Podrobný popis postupu zadavatele při zahájení jednacího řízení s uveřejněním je stejný jako při zahájení užšího řízení.
Výjimkou je, že zadavatel je oprávněn stanovit minimální počet zájemců, který vyzve k podání nabídek, na nejméně 3 osoby, a to bez ohledu na to, zda se jedná o veřejného zadavatele nebo sektorového zadavatele.
Pokud byly zadavateli podány méně než tři žádosti o účast v jednacím řízení s uveřejněním nebo méně žádostí o účast, než zadavatel uvedl v oznámení jednacího řízení s uveřejněním, může vyzvat k podání nabídek všechny zájemce, kteří podali žádost o účast a prokázali splnění kvalifikace v požadovaném rozsahu. To platí i v případě, pokud splnění kvalifikace prokázali méně než tři zájemci.
Oznámení jednacího řízení s uveřejněním
Uveřejněním oznámení jednacího řízení s uveřejněním oznamuje zadavatel neomezenému počtu dodavatelů svůj úmysl zadat veřejnou zakázku v tomto zadávacím řízení; oznámení jednacího řízení s uveřejněním je výzvou k doručení žádostí o účast v jednacím řízení s uveřejněním a k prokázání splnění kvalifikace ve lhůtě pro doručování žádostí o účast. Na základě podaných žádostí o účast vyzývá zadavatel kvalifikované dodavatele k podání nabídky na plnění veřejné zakázky, popřípadě jejich omezený počet, a po podaných nabídkách o těchto nabídkách dále s uchazeči jedná za účelem dosažení nejvýhodnějších podmínek plnění.
Zadavatel je rovněž povinen v oznámení jednacího řízení s uveřejněním uvést, zda se jednání o nabídkách uskuteční v několika fázích za účelem postupného omezování počtu uchazečů, s nimiž bude o jejich nabídkách jednáno.
ÚKONYZADAVATELE PO ZAHÁJENÍ JEDNACÍHO ŘÍZENÍ S UVEŘEJNĚNÍM
VE LHŮTĚ PRO DORUČENÍ ŽÁDOSTÍ O ÚČAST
Podrobný popis postupu zadavatele po zahájení jednacího řízení s uveřejněním ve lhůtě pro
doručení žádostí o účast v jednacím řízení s uveřejněním je stejný jako při postupu zadavatele ve stejné fázi v užším řízení .
Seznam dokumentů, které musí zadavatel vypracovat
Čestné prohlášení o nepodjatosti osob, které posuzují žádost o účast v jednacím řízení s uveřejněním a kvalifikační kritéria
Seznam podaných žádostí o účast
Potvrzení o osobním převzetí žádosti
ÚKONYZADAVATELE PO PODÁNÍ ŽÁDOSTÍ
O ÚČAST V JEDNACÍM ŘÍZENÍ S UVEŘEJNĚNÍM
Podrobný popis postupu zadavatele po doručení žádostí o účast v jednacím řízení s uveřejněním je stejnýjako při postupu zadavatele ve stejné fázi v užším řízení..
Výjimkou je obsah písemné výzvy k podání nabídek.
Obsah písemné výzvy
Písemná výzva k podání nabídek musí v jednacím řízení obsahovat alespoň:
·zadávací dokumentaci nebo podmínky přístupu či poskytnutí zadávací dokumentace,
- zadavatel v jednacím řízení s uveřejněním poskytne zadávací dokumentaci jako
a) přílohu výzvy k podání nabídky
b) uvede ve výzvě k podání nabídek odkaz na místo přístupu k zadávací dokumentaci,
pokud je dálkově přístupná,
c) předá či zašle zadávací dokumentaci v listinné či elektronické podobě dodavateli do 6
dnů ode dne doručení písemné žádosti dodavatele o její poskytnutí, byla-li žádost doručena
nejpozději 8 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek, nebo
d) uvede adresu, kde je možno požádat o poskytnutí zadávací dokumentace, pokud je
k dispozici u jiné osoby než zadavatele; v takovém případě předá či zašle zadávací
dokumentaci v listinné či elektronické podobě dodavateli tato jiná osoba do 6 dnů ode dne
doručení žádosti dodavatele o její poskytnutí, byla-li žádost doručena nejpozději 8 dnů před
uplynutím lhůty pro podání nabídek.
·informaci o uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení,
·lhůtu pro podání nabídek; to neplatí, jestliže sektorový zadavatel stanoví lhůtu pro podání nabídek na základě dohody se všemi zájemci, jež byli vyzváni k podání nabídky, stanovená lhůta musí být pro všechny vyzvané zájemce shodná,
·dostatečně určitým způsobem vymezené místo podání nabídek,
·údaje o hodnotících kritériích, pokud nejsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení či zadávací dokumentaci, a
·informaci o tom, v jakém jazyce může být nabídka podána, přičemž jedním z případně více požadovaných jazyků musí být český jazyk (požadavky na jiné jazyky nesmí mít diskriminační charakter)
·počet uchazečů, s nimiž zadavatel zahájí jednání o nabídkách, rozhodl-li se zadavatel pro omezení počtu zájemců, s nimiž jednání zahájí; v takovém případě zadavatel ve výzvě uvede, zda připouští zahájení jednání o nabídkách i s nižším než uvedeným počte uchazečů, pokud nebude podán dostatečný počet nabídek nebo po posouzení podaných nabídek by měl být hodnocen menší než uvedený počet nabídek
Omezení počtu zájemců
Zadavatel se může rozhodnout, že omezí počet uchazečů, s nimiž zahájí jednání o
podaných nabídkách; zadavatel může například stanovit, že po provedeném
předběžném hodnocení nabídek bude jednat pouze s uchazeči, kteří se na základě
předběžného hodnocení nabídek umístili na prvém až třetím místě. Nestanoví-li
zadavatel nic, jedná se všemi uchazeči, jejichž nabídky byli předběžně hodnoceny (kteří
podali řádnou nabídku a nebyli vyloučeni z další účasti v jednacím řízení s uveřejnění ve
fázi posouzení nabídek).
Výběr zájemců
Výběr provede zadavatel ze zájemců, kteří prokázali splnění požadované kvalifikace, a to
podle objektivních kritérií uvedených v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Podrobná specifikace objektivních kritérií může být uvedena v kvalifikační
dokumentaci.
Zásady pro stanovení objektivních kriterií
Objektivní kritéria pro výběr musí být stanovena s ohledem na povahu, rozsah a
složitost předmětu plnění veřejné zakázky, musí být v souladu se zásadou
nediskriminace a transparentnosti a musí odpovídat některému nebo některým
z ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů nebo technických
kvalifikačních předpokladů pro plnění veřejné zakázky, jejichž prokázání veřejný
zadavatel požadoval,
Postup při výběru zájemců podle objektivních kriterií
Výběr podle výše uvedených objektivních kritérií provede veřejný zadavatel tak, že
stanoví pořadí zájemců, kteří prokázali splnění kvalifikace, podle míry naplnění úrovně
příslušného kritéria a následně vybere ty zájemce, kteří nejlépe splnili příslušné
kritérium.
Losování
Pokud zájemci prokázali splnění kvalifikace zcela shodně či pokud nelze stanovit
objektivně pořadí kvalifikovaných zájemců, provede zadavatel náhodný výběr losem.
Losování provede zadavatel v souladu se zásadou nediskriminace a transparentnosti
Účastnit s losování mají právo zájemci, kterých se výběr losem týká.
O termínu losování je zadavatel písemně vyrozumí neméně 5 dnů před losováním.
Způsob a zásady jednání s uchazeči o nabídkách
Zadavatel zejména určí, zda hodlá jednat se všemi uchazeči společně či
odděleně, jak budou vedena jednání, jakým způsobem se bude provádět výběr pořadí
jednání s jednotlivými uchazeči, případně předpokládanou dobu trvání jednání a podobně.
Podmínky však musí být vždy nastaveny transparentním a nediskriminačním způsobem,
Způsob výběru uchazečů pro další fáze jednání
Zadavatel může s uchazeči jednat v několika fázích, přičemž není povinen dopředu
specifikovat počet fází; může však např. uvést, že na konci každé fáze přestane jednat
s uchazečem (popřípadě dvěma či více, to však již nebude praktické), jehož nabídka byla
aktuálně po ukončení příslušné fáze vyhodnocena jako nejméně výhodná.
Seznam dokumentů, které musí zadavatel vypracovat
Záznam o posouzení kvalifikace
Protokol o omezování počtu zájemců
Oznámení zadavatele, že omezování počtu zájemců bude prováděno náhodným výběrem losem
Oznámení zadavatele o vyloučení zájemce ze zadávacího řízení po provedeném omezování počtu
Vyzvání k podání nabídky na plnění veřejné zakázky
Protokol o výběru zájemců
Oznámení o odmítnutí zájemce
ÚKONY ZADAVATELE PO PODÁNÍ NABÍDEK
Právní úprava postupu zadavatele v jednacím řízení s uveřejněním po podání nabídek je stejná, jakopostup zadavatele v otevřeném řízení (proto lze další podrobnosti související s činností zadavatele či hodnotící komise v uvedených fázích nalézt zde (dílčí krok 3 v otevřeném řízení), s výjimkou toho, že
·po podání nabídek v jednacím řízení s uveřejněním se neprovádí posouzení kvalifikace, jelikož posouzení kvalifikace se provádí po uplynutí lhůty pro doručení žádostí o účast a
·po kompletně provedeném posouzení a tzv. předběžném hodnocení nabídek (včetně zpracování zprávy o posouzení a hodnocení nabídek) nerozhoduje zadavatel o výběru nejvhodnější nabídky, ale výsledek hodnocení nabídek je tzv. předběžným výsledkem hodnocení, tedy platformou zadavatele pro další jednání s uchazeči o podaných nabídkách.
Předběžné hodnocení
Provedené předběžné hodnocení nabídek je významné též z toho pohledu, že předběžný
výsledek hodnocení umožní zadavateli omezit počet uchazečů, o jejichž nabídkách bude jednat (resp. s nimiž zahájí jednání), pokud si tuto možnost vyhradil ve výzvě k podání nabídky a uvedl počet uchazečů, s nimiž zahájí jednání.
Předběžný výsledek hodnocení sděluje zadavatel všem uchazečům, kteří nebyly vyloučeni
z jednacího řízení s uveřejněním a jejichž nabídky byly předběžně hodnoceny. Současně s tímto sdělením (oznámením) pozve zadavatel písemně uchazeče k účasti na prvním jednání, popřípadě jejich omezený počet (pokud omezil na základě předběžného hodnocení nabídek počet uchazečů, s nimiž zahájí jednání).
Jednání o nabídkách
Zadavatel jedná o podaných nabídkách za účelem dosažení co možná nejvýhodnějších podmínek plnění.
Každá pozvánka na jednání o nabídkách musí obsahovat:
a) přesnou dobu konání jednání,
b) předmět jednání,
c) místo konání jednání a
d) jazyk jednání.
Podmínky stanovené v pozvánce nesmí mít diskriminační charakter.
Osoby jednající o nabídkách
O podaných nabídkách jedná s uchazeči zadavatel (zpravidla osoba pověřená na základě interních předpisů). Zadavatel však může jednáním o nabídkách pověřit i hodnotící komisi, některé její členy či jakoukoliv jinou osobu ("schopného vyjednavače"). Pro osoby jednající za zadavatele platí pravidla o nepodjatosti vůči jednotlivým uchazečům a veřejné zakázce a povinnost zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se tyto osoby dozvěděly v průběhu jednání o nabídkách.
Zadavatel může jednat o nabídkách se všemi uchazeči současně či odděleně.
Obsah jednání o nabídkách
Zadavatel jedná s uchazeči dle pravidel, která vymezil ve výzvě k podání nabídky. Zadavatel
zpravidla s uchazeči jedná ve více fázích (jednáních), není to však nezbytné.
Počet jednání
Zákon neomezuje počet jednání (fází), ve kterých může být s uchazeči jednáno. Z důvodu právní jistoty však musí zadavatel uchazečům nejpozději před zahájením té které fáze jednání (nejlépe v písemné pozvánce na jednání) sdělit, že daná fáze jednání bude fází poslední (byť by počet fází byl nakonec v důsledku toho menší než zadavatelem předem avizovaný v oznámení jednacího řízení s uveřejněním). Určitá fáze může být poslední fází jednání i bez předchozího upozornění zadavatele, pokud se tak zadavatel v rámci jednání se všemi uchazeči, s nimiž je vedeno jednání, dohodne; tuto skutečnost je vhodné uvést v protokolu z jednání.
Zadavatel je oprávněn jednat s uchazeči o všech podmínkách plnění obsažených v nabídkách.
Zejména jedná o podmínkách, které jsou předmětem hodnocení podle hodnotících kritérií
(nikoliv o hodnotících kritériích samotných). I když zadavatel dojedná i jiné výhodnější
podmínky, než které se vážou ke stanoveným hodnotícím kritériím, nemůže tyto jiné vyjednané podmínky zohlednit při hodnocení podle hodnotících kritérií.
Zadavatel není oprávněn v průběhu jednání o nabídkách měnit zadávací podmínky. Přestože
zákon zakazuje zadavateli v průběhu jednání změnit zadávací podmínky, a toz důvodu právní jistoty uchazečů.
V určitých případech může být tento zákaz omezen pouze na určitou část zadávacích podmínek.
V případě jednacího řízení s uveřejněním dle § 22 odst. 3 písm. b) zákona:
Vpřípadě veřejných zakázek na služby, a to zejména jde-li o pojišťovací, bankovní,investiční či projektové služby nebo auditorské, tlumočnické, právní či jiné podobné služby,
pokud povaha služeb neumožňuje dostatečně přesně určit předmět veřejné zakázky předem tak, aby jí bylo možné zadat postupy stanovenými zákonem pro otevřené řízení či užší řízení, a to zejména pokud jde o stanovení hodnotících kritérií již při zahájení otevřeného řízení či užšího řízení, totiž není zadavatel schopen předem přesně určit předmět veřejné zakázky. S poukazem na § 17 písm. l) zákona pojem "zadávací podmínky" obsahuje nejen předmět veřejné zakázky, ale i další požadavky zadavatele. V daném případě jednacího řízení tedy zadavatel vymezí v zadávacích podmínkách ostatní požadavky (nebude schopen vymezit vlastní předmět), které s poukazem na sledovaný zákaz změny zadávacích podmínek (zde omezeno pouze na to, co bylo obsahem původních zadávacích podmínek) nemůže v jednacím řízení dále měnit a pokud v rámci jednání o nabídkách v další fázi dojde k jakékoliv změně již dohodnutých podmínek, znamená to, že podmínky dojednané v předchozí fázi již nadále neplatí a jsou nahrazeny podmínkami nově dohodnutými.
Zákaz sdělování údajů v nabídkách
Zadavatel není oprávněn v průběhu jednání o nabídkách sdělovat uchazečům údaje týkající se
nabídky jiného uchazeče bez předchozího souhlasu takového uchazeče. Tento zákaz se
nevztahuje na sdělování údajů o aktuální výši nabídkové ceny. Aktuální výší nabídkové ceny jevšak třeba rozumět zejména aktuální výši po ukončení příslušné fáze jednání. Není možné
sdělovat aktuální výši nabídkové ceny druhému uchazeči ihned po ukončení jednání s prvním
uchazečem, neboť v takovém případě by byl neoprávněně zvýhodněn druhý uchazeč, který se
zadavatelem jedná později (za předpokladu oddělného jednání s uchazeči); takový postup by byl nepochybně v rozporu se zákonnou zásadou zákazu diskriminace.
Dodržení zásad při jednáních
Zadavatel zajistí v rámci všech jednání o nabídkách dodržení zásady nediskriminace a
transparentnosti.
Výsledek jednání o nabídkách
Z každého jednání o nabídkách vyhotovuje zadavatel protokol z jednání obsahující všechna
ujednání, která mohou mít za následek změnu nabídky či návrhu smlouvy, a ujednání mající dopad na hodnotící kritéria, a to především s ohledem na skutečnosti, které byly obsaženy v původní nabídce uchazeče; protokol tedy nemusí nutně obsahovat vše, co bylo předmětem jednání.
Podpis protokolu z jednání
Protokol z jednání podepisují zadavatel i uchazeč (uchazeči), kteří se příslušného jednání o nabídkách účastnili (bez ohledu na to, zda je jednáno s jedním či více uchazeči).
Podpisem každého protokolu z jednání se pro konkrétního uchazeče stávají údaje a ujednání
uvedená v protokolu z jednání závazná. Pozdější ujednání uvedené v podepsaném protokolu z
jednání nahrazuje předchozí ujednání. Uchazeč je oprávněn nahlížet do protokolu z jednání, jehož byl účasten (nikoliv do protokolu z jednání vedeného s jiným uchazečem), a pořizovat z něj výpisy či opisy.
Po ukončení každé fáze jednání o nabídkách stanoví zadavatel na základě výsledků jednání pořadí uchazečů. Pořadí stanoví zadavatel na základě hodnotících kritérií, a to vždy za použití všech hodnotících kritérií.
Po ukončení každé fáze jednání o nabídkách vyhotoví zadavatel na základě výsledků jednání
protokol o končeném výsledku hodnocení, ve kterém uvede
Doručení protokolu
Protokol o konečném výsledku hodnocení je zadavatel povinen doručit všem uchazečům, s nimiž bylo v dané fázi jednáno, nejpozději do 5 dnů po ukončení každé fáze jednání. V uvedené pětidenní lhůtě tedy zadavatel musí
Písemnosti podle zákona lze doručit osobně, prostřednictvím osoby, která provádí přepravu
zásilek (kurýrní služba), prostřednictvím držitele poštovní licence podle zvláštního právního
předpisu, elektronickými prostředky nebo jiným způsobem.
Povinnost vést písemnou evidenci
Zadavatel je povinen v souvislosti se zadávacím řízením vést písemnou evidenci všech úkonů
učiněných dodavatelem vůči zadavateli a zadavatelem vůči dodavatelům, Úřadu či Evropské
komisi. Písemná evidence musí obsahovat pořadové číslo úkonu, jeho označení, datum a
identifikační údaje dodavatele.
Zadavatel může před zahájením jakékoliv fáze jednání o nabídkách oznámit uchazečům, že jde o poslední fázi jednání o nabídkách; na této skutečnosti se může zadavatel se všemi uchazeči kdykoliv písemně dohodnout.
Seznam dokumentů, které musí zadavatel vypracovat
Seznam doručených a přijatých nabídek
Rozhodnutí zadavatele o jmenování komise pro otevírání obálek
Oznámení jmenování členem komise pro otevírání obálek a pozvání na její jednání
Jednací řád komise pro otevírání obálek veřejné zakázky zadané v jednacím řízení s uveřejněním dle zák. č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění, (dále jen "Zákon")
Protokol o otevírání obálek s nabídkami
Listina účastníků otevírání obálek s nabídkami
Oznámení zadavatele o vrácení nabídky
Oznámení zadavatele o vrácení elektronicky podané nabídky
Rozhodnutí o vyloučení zájemce z důvodu podání více nabídek
Rozhodnutí komise pro otevírání obálek o vyřazení neúplné nabídky
Rozhodnutí zadavatele o vyloučení uchazeče
Oznámení uvolnění jistoty (bankovní záruky)
Oznámení uvolnění jistoty (složené peněžní částky)
Oznámení termínu otevírání obálek
Čestné prohlášení o nepodjatosti člena/náhradníka člena komise pro otevírání obálek dle zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách, v platném znění
Oznámení zadavatele o pozdním podání nabídky a jejím vyřazení
Oznámení o neotvírání obálek s nabídkami
Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek
Rozhodnutí zadavatele o jmenování hodnotící komise
Oznámení jmenování členem hodnotící komise a pozvání na její jednání
Oznámení o jmenování náhradníkem člena hodnotící komise
Výzva náhradníka člena komise k účasti a jednání hodnotící komise
Jednací řád hodnotící komise pro veřejné zakázky zadané v jednacím řízení s uveřejněním dle zák. č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění, (dále jen "Zákon")
Čestné prohlášení o nepodjatosti člena/náhradníka člena hodnotící komise v souladu s § 74 odst. 7 zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách, v platném znění
Rozhodnutí zadavatele o podjatosti člena/náhradníka člena hodnotící komise
Protokol o prvním jednání hodnotící komise
Protokol o dodatečném jednání hodnotící komise
Hodnotící list pro předběžné hodnocení dílčího kritéria předběžného hodnocení
Souhrnná tabulka předběžného hodnocení podle dílčího kritéria
Tabulka celkového předběžného hodnocení nabídek
Rozhodnutí hodnotící komise o vyřazení nabídky uchazeče
Žádost o písemné vysvětlení nabídky
Výzva k účasti na jednání hodnotící komise za účelem vysvětlení
Výzva ke zdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny
Informace Evropské komisi
Rozhodnutí o novém hodnocení
Oznámení předběžného výsledku hodnocení
Výzva zadavatele k účasti na jednání o nabídkách
Protokol z jednání o nabídkách
Protokol o konečném výsledku hodnocení
ÚKONYZADAVATELE PO UKONČENÍ JEDNÁNÍ O NABÍDKÁCH
Po ukončení jednání o nabídkách rozhodne zadavatel na základě výsledků jednání o nabídkách o výběru nejvhodnější nabídky. Pro náležitosti a povinnosti vztahující se k rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky a doručování oznámení o výběru nevhodnější nabídky platí stejná pravidla jako v otevřeném řízení.
Právo námitek
Proti rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky má uchazeč právo podat námitky.
Námitky proti rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky musí stěžovatel doručit zadavateli do 15 dnů ode dne doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky veřejné zakázky. Před
uplynutím lhůty pro podání námitek, a jsou-li námitky podány včas, do doručení rozhodnutí o
námitkách nesmí zadavatel uzavřít smlouvu či zrušit zadávací řízení. Námitky se podávají
písemně.