6. UŽŠÍ ŘÍZENÍ (§ 28)

6. UŽŠÍ ŘÍZENÍ (§ 28)

Lhůty

Základní aplikovatelné lhůty (bez případného zkrácení) – nadlimitní veřejná zakázka:

Lhůta pro doručení žádostí o účast – nejméně 37 dnů ode dne následujícího po odeslání

oznámení užšího řízení k uveřejnění

Lhůta pro podání nabídek – veřejný zadavatel - nejméně 40 dnů ode dne následujícího po

odeslání výzvy k podání nabídky, sektorový zadavatel – přiměřená lhůta (popřípadě dohoda se zájemci)

Základní aplikovatelné lhůty (bez případného zkrácení) – podlimitní veřejná zakázka:

Lhůta pro doručení žádostí o účast – nejméně 15 dnů ode dne odeslání oznámení užšího řízení k uveřejnění

Lhůta pro podání nabídek – nejméně 15 dnů ode dne odeslání výzvy k podání nabídky

Z praxe

Mezi nejčastější chyby, kterých se zadavatelé při užším řízení dopouštějí, patří (kromě chyb

uvedených v části týkající se otevřeného řízení a nejrůznějších formálních pochybení) zejména - nestanovení kritérií pro výběr zájemců

Kriteria

Zadavatel je povinen v oznámení zadávacího řízení uvést, na základě jakých kritérií vybere zájemce, které vyzve k předložení nabídky.

Výběr zájemců musí být následně proveden v souladu s těmito kritérii.

Jiný postup je důvodem pro zrušení zadávacího řízení Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže, - nevyhotovení protokolu o výběru zájemců

Zadavatel by měl o výběru zájemců, které vyzve k podání nabídky, vyhotovit písemný protokol, v němž uvede, na základě jakých kritérií a jakým způsobem vybral zájemce, kteří splnili kvalifikaci a které vyzve k předložení nabídky.

- absence odůvodnění v oznámení o odmítnutí zájemce

Zadavatel by měl v oznámení o odmítnutí zájemce uvést odůvodnění, proč tito zájemci byli odmítnuti, respektive proč nebyli zadavatelem vyzváni k předložení nabídky.

- poskytnutí zadávací dokumentace všem dodavatelům před výběrem zájemců

Zadavatel by měl poskytnout zadávací dokumentaci pouze těm zájemcům, které vyzve k podání nabídky.

ÚKONY ZADAVATELE SOUVISEJÍCÍ SE ZAHÁJENÍM UŽŠÍHO ŘÍZENÍ

Užší řízení je zahájeno uveřejněním oznámením užšího řízení.

Pro uveřejnění otevřeného řízení musí zadavatel

·použít závazný vzor příslušného formuláře a

·vyplnit ve formuláři povinná ustanovení (položky) – viz Metodický pokyn na www.isvz-us.cz.

Obsah formuláře

Ve formuláři by měl zadavatel, mimo jiné, uvést

·požadavky na zabránění změnám v listinné žádosti o účast (povinné sešití stran, předložení v uzavřené obálce, atp.)

·zda má být listinná žádost o účast podávána společně s kvalifikačními dokumenty

·(popřípadě i ve shodné obálce).

Těmito požadavky však nemůže zadavatel vyloučit zákonem výslovně připuštěné způsoby

podávání žádostí o účast.

Uveřejnění oznámení užšího řízení

Řádně vyplněný formulář zadavatel zašle provozovateli informačního systému k uveřejnění. Ve formuláři zadavatel uvede lhůtu pro doručení žádostí o účast v užším řízení.

Uveřejněním oznámení užšího řízení oznamuje zadavatel neomezenému počtu dodavatelů svůj úmysl zadat veřejnou zakázku v tomto zadávacím řízení; oznámení užšího řízení je výzvou k podání žádostí o účast v užším řízení a k prokázání splnění kvalifikace ve lhůtě pro doručování (podání) žádostí o účast. Na základě podaných žádostí o účast vyzývá zadavatel kvalifikované dodavatele k podání nabídky na plnění veřejné zakázky, popřípadě jejich omezený počet.

Omezování počtu zájemců, které zadavatel vyzve k podání nabídky

Zadavatel může stanovit, zda hodlá omezit počet zájemců, které vyzve k podání nabídky, tzn. Že nevyzve k podání nabídky na plnění veřejné zakázky všechny zájemce, kteří podali žádost o účast a prokázali splnění kvalifikace, ale pouze jejich omezený počet. Tyto případné požadavky, včetně objektivních kritérií pro omezování počtu zájemců, vymezí zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení, popřípadě dále upřesní v kvalifikační dokumentaci (zejména pokud jde o proces omezování).

Počet kvalifikovaných zájemců, které zadavatel hodlá vyzvat k podání nabídky, lze stanovit

následujícím způsobem:

·přesným počtem (zadavatel např. uvede, že vyzve k podání nabídky 6 zájemců)

·rozmezím (zadavatel např. uvede, že vyzve k podání nabídky 5 - 8 zájemců)

·rozmezím s omezením dolní nebo horní hranice (zadavatel např. uvede, že vyzve k podání nabídky nejméně 6 zájemců nebo že vyzve k podání nabídky nejvýše osm zájemců)

Omezování počtu zájemců, vymezení kriterií

Pokud zadavatel omezí počet zájemců, které hodlá vyzvat k podání nabídky pouze horní hranicí (maximálním počtem), popřípadě dolní i horní hranicí, je povinen respektovat zákonný požadavek na minimální počet zájemců, které musí k podání nabídky vyzvat. Tento minimální zákonný počet zájemců je/jsou v případě

·veřejného zadavatele 5 zájemců

·sektorového zadavatele 3 zájemci.

Bylo-li veřejnému zadavateli podáno méně než 5 žádostí o účast v užším řízení, nebo méně

žádostí o účast, než veřejný zadavatel uvedl v oznámení užšího řízení, může vyzvat k podání

nabídky všechny zájemce, kteří podali žádost účast a prokázali splnění kvalifikace

v požadovaném rozsahu. To platí i v případě, pokud splnění kvalifikace prokázalo méně než 5

zájemců.

Při vymezování kritérií pro omezování počtu zájemců musí vždy zadavatel postupovat tak, aby tato kritéria, kromě dále uvedeného,

a) nebyla diskriminační a byla objektivní

b) byla jednoznačně a transparentně stanovena

c) byla stanovena s ohledem na povahu, rozsah a složitost zadávané veřejné zakázky a

d) odrážela vyšší kvalifikaci (způsobilost) dodavatele pro plnění veřejné zakázky v případě, že je omezování prováděno na základě kvalifikačních předpokladů/požadavků zadavatele.

Způsob omezování počtu zájemců dle kvalifikačních kriterií

Pokud jde o způsob omezování počtu kvalifikovaných zájemců dle kvalifikačních předpokladů, je třeba vzít do úvahy, že bude-li například zadavatel provádět omezování počtu zájemců na základě kritéria obratu a současně podmínkou splnění této části kvalifikace (minimální úroveň obratu) je průměrná výše obratu v posledních třech letech ve výši 10 mil. Kč, bude mít zadavatel vyšší jistotu řádného splnění zakázky tehdy, bude-li průměrný obrat uchazeče za uvedené období činit 20 mil. Kč. Na druhou stranu již zřejmě ve většině případů nebude pro zadavatele rozhodující, zda má zájemce, který se uchází o zakázku (např. s předpokládanou hodnotou 10 mil. Kč za 3 roky) průměrný obrat za uvedené období ve výši 150 mil. Kč nebo 180 mil. Kč, jelikož oba dva obraty jednoznačně vypovídají o ekonomické stabilitě zájemce. Proto by například kritérium obratu mělo být zadavatelem

zpravidla limitováno maximální výší. Obdobné úkony by měl zadavatel provést při stanovování jakýchkoliv kritérií pro omezování počtu zájemců (není-li omezování prováděno na základě náhodného výběru losem).

Vymezení způsobu omezování počtu zájemců

V oznámení o zahájení zadávacího řízení je zadavatel povinen vymezit způsob (postup) při

omezování počtu zájemců, které vyzve k podání nabídky. Zákon definuje 3 základní cesty,

kterými lze omezování počtu zájemců provést:

1) na základě kvalifikačních předpokladů/požadavků, tj.

a) v případě veřejného zadavatele na základě míry naplnění úrovně prokázaných ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů (nad rámec minimálně požadované úrovně) a/nebo na základě míry naplnění úrovně prokázaných technických kvalifikačních

předpokladů (opět nad rámec minimálně požadované úrovně), které veřejný zadavatel

požadoval prokázat v příslušném zadávacím řízení, popřípadě na základě jen některých

z takto požadovaných kvalifikačních předpokladů;

b) v případě sektorového zadavatele na základě míry naplnění úrovně prokázané ekonomické

způsobilosti (nad rámec minimálně požadované úrovně) a/nebo míry naplnění úrovně

prokázané finanční způsobilosti a/nebo technické způsobilosti (nad rámec minimálně

požadované úrovně), kterou sektorový zadavatel požadoval prokázat v příslušném

zadávacím řízení, popřípadě na základě jen některých z takto vymezených kvalifikačních

požadavků;

2) na základě náhodného výběru provedeného losem,

- losování provede veřejný zadavatel v souladu se zásadami nediskriminace

transparentnosti, účastnit se losování mají právo zájemci, kterých se výběr losem týká,

- o termínu losování je zadavatel písemně vyrozumí nejméně 5 dnů před losováním

nebo

3) na základě kombinace podle bodů 1) a 2).

Výběr podle těchto výše uvedených objektivních kritérií provede veřejný

zadavatel tak, že stanoví pořadí zájemců, kteří prokázali splnění kvalifikace, podle míry naplnění příslušného kritéria a následně vybere ty zájemce, kteří nejlépe splnili příslušné kritérium.

Náhodný výběr losem

Pokud zájemci prokázali splnění kvalifikace zcela shodně či pokud nelze stanovit objektivně

pořadí kvalifikovaných zájemců, provede veřejný zadavatel náhodný výběr losem .

Počet zájemců vybraných v souladu s výše uvedenými postupy musí být shodný s počtem, který uvedl veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení.

Omezování na základě vyššího počtu realizovaných zakázek

Zadavatel je však vždy oprávněn vyzvat k podání nabídky pouze zájemce, kteří

·prokázali splnění své kvalifikace pro plnění veřejné zakázky a

·podali řádnou žádost o účast podepsanou oprávněnou osobou.

ÚKONYZADAVATELE PO ZAHÁJENÍ UŽŠÍHO ŘÍZENÍ

VE LHŮTĚ PRO DORUČENÍ ŽÁDOSTÍ O ÚČAST

Příprava na posouzení kvalifikace

a případné jmenování zvláštní komise

Podané žádosti o účast v užším řízení a předložené kvalifikační doklady posuzuje v užším řízení

·zadavatel nebo

·zvláštní komise, kterou k této činnosti může zadavatel ustanovit.

Pokud jde o počet posuzujících osob a způsob jejich rozhodování (je-li jich více), nejsou tyto

skutečnosti zákonem vymezeny. Tyto skutečnosti musí zadavatel zvážit před zahájením

posuzování. Není vyloučeno, aby osoby posuzující podané žádosti o účast a kvalifikaci byly

následně i členy hodnotící komise.

Podmínky pro posuzující osoby

Osoby provádějící posouzení žádostí o účast v užším řízení a posouzení kvalifikace musí

·být ve vztahu k zájemcům, kteří podali žádost o účast, a zadávané veřejné zakázce nepodjatí - o tom by měly před zahájením posuzování učinit každý člen komise čestné prohlášení

·zachovávat mlčenlivost o informacích, o kterých se dozvěděli v souvislosti s posouzením žádostí o účast a kvalifikačních dokladů.

Vypracování seznamu podaných žádostí o účast přiřazení pořadových čísel

Zadavatel vypracuje seznam podaných žádostí o účast, ve kterém eviduje podané žádosti o účast (a to jak v listinné, tak i v elektronické podobě). V tomto seznamu eviduje

·pořadové číslo žádosti o účast podle pořadí, v jakém jsou žádosti o účast podávány

·dobu podání příslušné žádosti o účast (datum a přesný čas) a

·identifikační údaje zájemce.

Seznam dokumentů, které musí zadavatel vypracovat

Čestné prohlášení o nepodjatosti osob, které posuzují žádost o účast v užším řízení a kvalifikační kritéria

Seznam podaných žádostí o účast

Potvrzení o osobním převzetí žádosti

ÚKONYZADAVATELE PO PODÁNÍ ŽÁDOSTÍ O ÚČAST V UŽŠÍM ŘÍZENÍ

Zájemci o účast v užším řízení podávají (doručují) žádosti o účast ve lhůtě a v místě, které

zadavatel uvedl v oznámení zadávacího řízení.

Posouzení (kontrola) podaných žádostí o účast a posouzení kvalifikace

Neustanovil-li zadavatel pro účely posouzení žádostí o účast a posouzení kvalifikace zvláštní

komisi, provádí toto posouzení zadavatel, resp. osoby oprávněné dle interních předpisů

zadavatele. Posouzení žádostí o účast ani posouzení kvalifikace zájemců o účast není prováděno veřejně (zájemci nemají právo při těchto úkonech zadavatele být přítomni).

Zadavatel při posouzení žádostí o účast a kvalifikace přezkoumává:

·zda byly požadované doklady podány včas

·zda listinná žádost o účast splňuje náležitosti právního úkonu podle OZ a je podepsána

·oprávněnou osobou zájemce

·posouzení kvalifikace

·omezování počtu zájemců stanoveným způsobem, pokud zadavatel v oznámení o zahájení

·zadávacího řízení uvedl, že hodlá omezovat počet zájemců, které vyzve k podání nabídek.

Způsob doručení (podání) žádosti o účast

Žádostí o účast projevuje zájemce svůj úmysl účastnit se příslušného zadávacího řízení.

Nejčastější formou žádosti o účast bude písemná forma. Zákon však připouští, aby zájemce podal žádost o účast rovněž telefonicky. Telefonické doručení žádosti o účast je možné a zadavatel je povinen takto podanou žádost o účast přijmout za předpokladu, že

·z telefonického doručení žádosti o účast bude zřejmé, že volající osoba je oprávněná jednat jménem/za zájemce

·volající osoba vyjádří řádnou vůli zájemce být účastníkem zadávacího řízení

·zájemce podá prostřednictvím volající osoby žádost o účast včas

·zájemce potvrdí telefonicky podanou žádost o účast písemnou formou, kterou odešle

zadavateli nejpozději v den uplynutí lhůty pro doručení žádosti o účast

Omezování počtu zájemců

Po posouzení žádostí o účast a posouzení kvalifikace zájemců provede zadavatel omezování

počtu zájemců, které vyzve k podání nabídky, pokud v oznámení o zahájení zadávacího řízení

stanovil, že bude omezování počtu zájemců provádět. O každém omezování počtu zájemců je

zadavatel povinen pořídit protokol, ze kterého musí být patrné

·jakým způsobem bylo omezování počtu zájemců prováděno (podrobný popis)

·výsledek omezování počtu zájemců.

Zájemci mají právo do tohoto protokolu nahlížet.

Objektivní kriteria

Splnění požadované kvalifikace nastává splněním objektivních kritérií, která jsou uvede

v oznámení o zahájení zadávacího řízení. Jejich podrobná specifikace může být také uvedena

v kvalifikační dokumentaci.

Objektivním kritériem pro výběr musí být stanovena s ohledem na povahu, rozsah a složitost

předmětu plnění veřejné zakázky, musí být v souladu se zásadou nediskriminace a

transparentnosti a musí odpovídat některému nebo některým z ekonomických a finančních

kvalifikačních předpokladů nebo technických kvalifikačních předpokladů (u sektorového

zadavatele se jedná o tzv. způsobilost) pro plnění veřejné zakázky, jejichž prokázání zadavatel

požadoval.

Výběr podle objektivních kritérií provede veřejný zadavatel tak, že stanoví pořadí zájemců, kteří prokázali splnění kvalifikace, podle míry naplnění úrovně příslušného kritéria a následně vybere ty zájemce, kteří nejlépe splnili příslušné kritérium.

Náhodný výběr losem

Pokud zájemci prokázali splnění kvalifikace zcela shodně či pokud nelze stanovit objektivně

pořadí kvalifikovaných zájemců, provede veřejný nebo sektorový zadavatel náhodný výběr losem.

V případě, že je omezování počtu zájemců prováděno náhodným výběrem losem a termín a

místo losování nebyly stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení, popřípadě kvalifikační dokumentaci, musí být o těchto skutečnostech všichni zájemci písemně vyrozuměni nejméně 5 dnů před losováním, jinak není možné losování konat; zájemce má právo být přítomen losování.

Forma losování není předepsána, je na zadavateli, jaký způsob losování zvolí, pokud zachová

zásady zákazu diskriminace a transparentnosti (například formou losování zájemců z osudí tak, že tažení zájemci budou vyzváni k podání nabídky). Losování se může konat i za účasti notáře, není to však nezbytné.

Vyloučení zájemců

Zájemce, kteří nebyli při omezování počtu zájemců vybráni, vyloučí zadavatel ze zadávacího

řízení bezodkladně po provedeném omezování a tuto skutečnost jim bezodkladně písemně

oznámí.

Počet zájemců vybraných výše uvedeným postupem musí odpovídat počtu, který uvedl veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení.

Zadavatel se může v užším řízení dostat do situace, že

·žádost o účast podal nižší než minimální zákonný (5, resp. 3) či minimální zadavatelem

·požadovaný počet zájemců

·žádost o účast podal dostatečný počet zájemců , ale nižší než minimální zákonný či minimální zadavatelem požadovaný počet zájemců prokázal splnění kvalifikace.

V takovém případě má zadavatel možnost následující volby:

a) zrušit zadávací řízení,

b) pokračovat dále v zadávacím řízení, přičemž musí vyzvat k podání nabídky všechny zájemce, kteří řádně podali žádost o účast a prokázali splnění své kvalifikace v požadovaném rozsahu.

Příprava výzvy k podání nabídek

Po posouzení žádostí o účast, posouzení kvalifikace a případném omezení počtu zájemců, vyzve zadavatel písemně zájemce k podání nabídky na plnění veřejné zakázky. Výzva by z hlediska zachování zásady zákazu diskriminace měla být odeslána všem zájemcům ve shodný den.

Obsah písemné výzvy

Písemná výzva k podání nabídek musí obsahovat alespoň:

·zadávací dokumentaci nebo podmínky přístupu či poskytnutí zadávací dokumentace,

- zadavatel v užším řízení poskytne zadávací dokumentaci jako

a) přílohu výzvy k podání nabídky

b) uvede ve výzvě k podání nabídek odkaz na místo přístupu k zadávací dokumentaci,

pokud je dálkově přístupná,

c) předá či zašle zadávací dokumentaci v listinné či elektronické podobě dodavateli do 6

dnů ode dne doručení písemné žádosti dodavatele o její poskytnutí, byla-li žádost doručena

nejpozději 8 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek, nebo

d) uvede adresu, kde je možno požádat o poskytnutí zadávací dokumentace, pokud je

k dispozici u jiné osoby než zadavatele; v takovém případě předá či zašle zadávací

dokumentaci v listinné či elektronické podobě dodavateli tato jiná osoba do 6 dnů ode dne

doručení žádosti dodavatele o její poskytnutí, byla-li žádost doručena nejpozději 8 dnů pžed

uplynutím lhůty pro podání nabídek.

·informaci o uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení,

·lhůtu pro podání nabídek; to neplatí, jestliže sektorový zadavatel stanoví lhůtu pro podání nabídek na základě dohody se všemi zájemci, jež byli vyzváni k podání nabídky, stanovená lhůta musí být pro všechny vyzvané zájemce shodná,

·dostatečně určitým způsobem vymezené místo podání nabídek,

·údaje o hodnotících kritériích, pokud nejsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení či zadávací dokumentaci, a

·informaci o tom, v jakém jazyce může být nabídka podána, přičemž jedním z případně více požadovaných jazyků musí být český jazyk (požadavky na jiné jazyky nesmí mít diskriminační charakter)

Fakultativní údaje ve výzvě

Písemná výzva může obsahovat i požadavek zadavatele na poskytnutí jistoty, popřípadě může být tento požadavek upraven i v zadávací dokumentaci.

Jistota

Zadavatel může u veřejné zakázky v oznámení zadávacího řízení požadovat, aby uchazeči k

zajištění plnění svých povinností vyplývajících z účasti v zadávacím řízení poskytli jistotu. Výši jistoty stanoví zadavatel v absolutní částce ve výši do 2% předpokládané hodnoty veřejné zakázky.

Jistotu poskytne uchazeč formou složení peněžní částky na účet zadavatele nebo formou

bankovní záruky.

Seznam dokumentů, které musí zadavatel vypracovat

Záznam o posouzení kvalifikace

Protokol o výběru a o omezování počtu zájemců

Oznámení zadavatele, že omezování počtu zájemců bude prováděno náhodným výběrem losem

Oznámení zadavatele o vyloučení zájemce ze zadávacího řízení po provedeném omezování počtu

Výzva k podání nabídky na plnění veřejné zakázky

Oznámení zadavatele o vrácení nabídky