5. Otevřené řízení
5. Otevřené řízení
PŘED ZAHÁJENÍM ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ
Jestliže zadavatel určil druh zadávacího řízení, ve kterém bude příslušnou veřejnou zakázku
zadávat, je nezbytné, aby před samotným zahájením zadávacího řízení zpracoval následující
dokumenty nebo zvážil zejména následující požadavky související se zadávacím řízením:
·není možné či vhodné zadat veřejnou zakázku prostřednictvím centrálního zadavatele?
·zpracování oznámení nebo výzvy o zahájení zadávacího řízení
·zadávací dokumentace a specifikace technických podmínek v zadávací dokumentaci, příp. dokumentaci soutěžního dialogu;
V případě užšího řízení, jednacího řízení s uveřejněním či soutěžním dialogu je zadávací dokumentace poskytována až ve fázi po odeslání výzvy k podání nabídek, nicméně v užším řízení i jednacím řízení s uveřejněním je vhodné, aby zadávací dokumentace byla se všemi náležitostmi zpracována již před zahájením zadávacího řízení, a to nejen z časových důvodů, ale rovněž z toho důvodu, že z některých údajů specifikovaných v zadávací dokumentaci se odvíjí i některá ustanovení uvedená ve vyhlášení (například vymezení hodnotících kritérií)
0pt">·zvážení, zda bude zadavatel požadovat úhradu za poskytnutí zadávací dokumentace,
·Způsob, jakým bude zadávací dokumentace poskytnuta a zda bude konána prohlídka místa plnění
·vymezení předmětu veřejné zakázky za použití klasifikace zboží, služeb a stavebních prací
·podle referenční klasifikace platné pro veřejné zakázky na základě přímo použitelného předpisu Evropských společenství; tímto předpisem je nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002, ve znění nařízení Komise č. 2151/2003 (tzv. CPV kód)
·vymezení kvalifikačních předpokladů pro plnění veřejné zakázky (s výjimkou některých případů v jednacím řízení bez uveřejnění), jde-li o veřejného zadavatele, nebo vymezení objektivních kvalifikačních požadavků sektorových zadavatelů, pokud je sektorový zadavatel povinen je stanovit nebo se tak rozhodne,
·v případě užšího řízení, jednacího řízení s uveřejněním nebo soutěžního dialogu skutečnost, zda hodlá omezit počet zájemců, které vyzve k podání nabídky na plnění veřejné zakázky
·určení, zda zadavatel bude požadovat poskytnutí jistoty a v jaké výši (požadavek na poskytnutí jistoty nemůže zadavatel uplatnit v jednacím řízení bez uveřejnění či ve zvláštních řízeních),
·vymezení lhůt souvisejících se zadávacím řízením (včetně vymezení zadávací lhůty),
·vymezení hodnotících kritérií, podle kterých budou jednotlivé nabídky hodnoceny, přičemž zadavatel rovněž zváží, zda hodlá hodnotit nabídkovou cenu jako cenu bez DPH či s DPH,
·stanovit případné požadavky na varianty nabídky (tj. možnost splnění předmětu veřejné zakázky různými způsoby), pokud je veřejná zakázka zadávána na základě základního hodnotícího kritéria ekonomické výhodnosti nabídky
·pokud zadavatel varianty nabídky v zadávacích podmínkách připustí; v takovém případě je zadavatel povinen uvést v zadávací dokumentaci požadavky na varianty, případně společně se zvláštními požadavky na zpracování nabídky.
·zvážit ochranu některých důvěrných informací, zpřístupňovaných v zadávacích podmínkách
·zpracovat podklady pro písemnou evidenci úkonů v souvislosti s řízením (tuto písemnou evidenci musí zadavatel archivovat) – zadavatel je povinen vést písemnou evidenci všech úkonů učiněných
-dodavatelem vůči zadavateli
-zadavatelem vůči dodavatelům,
-zadavatelem vůči Úřadu a
-zadavatelem vůči Evropské komisi
·přičemž písemná evidence musí obsahovat alespoň následující náležitosti:
-pořadové číslo úkonu,
-označení úkonu,
-datum a
-identifikační údaje dodavatele, jehož se úkon týká.
POSTUP V OTEVŘENÉM ŘÍZENÍ
Lhůty
Základní aplikovatelná lhůta (bez případného zkrácení) – nadlimitní veřejná zakázka
Lhůta pro podání nabídek – nejméně 52 dnů ode dne následujícího po odeslání oznámení
otevřeného řízení k uveřejnění
Základní aplikovatelná lhůta (bez případného zkrácení) – podlimitní veřejná zakázka
Lhůta pro podání nabídek – nejméně 22 dnů ode dne následujícího po odeslání oznámení
otevřeného řízení k uveřejnění
Veřejnou zakázku zadavatel zpravidla zadává v zadávacím řízení. Zadavatel nezadává v zadávacím řízení veřejné zakázky, jež jsou vyjmuty z působnosti zákona. Pokud zadává zakázku v otevřeném řízení, poté na základě oznámení otevřeného řízení vyzývá zadavatel neomezený počet dodavatelů k podání nabídek a prokázání splnění požadované kvalifikace,
Z praxe
Mezi nečastější chyby, kterých se zadavatelé v rámci otevřeného řízení dopouštějí, patří (kromě nejrůznějších formálních pochybení)
- nevhodné vymezení předmětu veřejné zakázky (dělení veřejné zakázky na části či naopak spojování nesouvisejících plnění do jedné veřejné zakázky),
- nevhodné stanovení kvalifikačních kritérií (nestanovení kvalifikačních kritérií nutných
k řádnému plnění veřejné zakázky či naopak stanovení přísných kvalifikačních kritérií, která nejsou s ohledem na charakter veřejné zakázky nezbytná a která tak mají diskriminační charakter),
-smísení kvalifikačních a hodnotících kritérií (hodnotícím kritériem mohou být kromě nabídkové ceny pouze skutečnosti vztahující se k výhodnosti nabídky, nikoli k osobě uchazeče – např. reference nemohou být hodnotícím kritériem),
-nevhodné stanovení hodnotících kritérií (zadavatel stanoví hodnotící kritéria takovým způsobem, který následně vede k výběru nabídky, která pro něj není objektivně nejvhodnější, případně přidělí jednotlivým dílčím kritériím takové váhy, které vedou k výběru nabídky, která pro něj není objektivně nejvhodnější)
-hodnocení nabídek podle jiných než zveřejněných kritérií (hodnotící komise hodnotí nabídky v rozporu se zveřejněnými hodnotícími kritérii)
-zadavatel přidělí zakázku v rozporu se závěry hodnotící komise aniž by sám provedl nové posouzení a hodnocení nabídek,
-zadavatel uzavře smlouvu s vybraným uchazečem před uplynutím lhůty pro podání námitek či před uplynutím zákonné lhůty po podání námitek (zadavatel uzavře smlouvu před uplynutím lhůty, případně zadavatel podané námitky ignoruje s poukazem na skutečnost, že neobsahují všechny zákonem předepsané náležitosti),
-smlouva na plnění veřejné zakázky se odlišuje od obsahu nabídky (nabídkou se rozumí návrh smlouvy a proto se není možné od obsahu nabídky následně odchýlit, stejný princip samozřejmě platí i pro zadávací podmínky).
Zahájení otevřeného řízení
Otevřené řízení je zahájeno uveřejněním oznámení zadávacího řízení (příslušného formuláře) dle pravidel stanovených zde. Pro uveřejnění otevřeného řízení musí zadavatel
-použít závazný vzor formuláře a
-vyplnit ve formuláři povinná ustanovení (položky) – viz Metodický pokyn pro vyplnění formuláře oznámení zadávacího řízení.
PO ZAHÁJENÍ OTEVŘENÉHO ŘÍZENÍ
Uveřejněním oznámení otevřeného řízení oznamuje zadavatel neomezenému počtu dodavatelů svůj úmysl zadat veřejnou zakázku v tomto zadávacím řízení; oznámení otevřeného řízení je výzvou k podání nabídek dodavatelů a k prokázání splnění kvalifikace ve lhůtě pro podání nabídek.
Poskytování zadávací dokumentace
Zadávací dokumentace je soubor dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek
zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky.
Ve fázi po zahájení zadávacího řízení poskytuje zadavatel dodavatelům zadávací dokumentaci, pokud neumožní dodavatelům přímý přístup k zadávací dokumentace, například prostřednictvím odkazu na webové stránky, kde je zadávací dokumentace umístěna.
Dodatečné informace k zadávacím podmínkám (§ 49 zákona)
Ve lhůtě pro podání nabídek poskytuje rovněž zadavatel dodatečné informace k zadávacím
podmínkám.
V případě nejasností mohou dodavatelé předložit zadavateli písemnou žádost o poskytnutí
dodatečných informací k zadávacím podmínkám. Zadavatel je povinen doručit dodatečné
informace ve lhůtě šesti dnů od doručení žádosti, byla-li žádost doručena nejpozději dvanáct dnů před koncem lhůty pro podání nabídek. Je-li lhůta pro podání nabídek zkrácena s odkazem na naléhavost veřejné zakázky, činí lhůta pro doručení dodatečných informací tři dny. Text poskytnutých dodatečných informací, jakož i přesné znění žádosti, poskytne zadavatel též veškerým dodavatelům, jimž byla poskytnuta zadávací dokumentace. Je-li zadávací dokumentace poskytována na základě přístupu elektronickými prostředky, uveřejní zadavatel text dodatečných informací včetně textu otázek stejným způsobem, jako byla zpřístupněna zadávací dokumentace.
Zadavatel může podat vysvětlující informace k zadávací dokumentaci také z vlastní iniciativy,
avšak pouze s dostatečným předstihem před koncem lhůty pro podání nabídek.
Prohlídka místa plnění (§ 49 zákona)
Zadavatel je v nezbytných případech povinen umožnit dodavatelům prohlídku místa plnění.
Podrobnější informace o prohlídce místa plnění jsou uvedeny zde.
Zadavatel je též povinen umožnit dodavatelům prohlídku místa plnění, je-li to nezbytné pro
plnění veřejné zakázky či zpracování nabídky. Tato prohlídka se musí konat nejpozději dvanáct dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek a zadavatel ji může realizovat se všemi dodavateli společně nebo odděleně; jde-li o zadávací řízení, ve kterém jsou lhůty zkráceny podle § 39 odst. 3 písm. a) bod 3, § 39 odst. 3 písm. b) bod 3 nebo podle § 41 odst. 5, musí se prohlídka konat nejpozději 7 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek.
Ustanovení komise pro otevírání obálek
a pro posouzení a hodnocení nabídek (§ 71 zákona)
Před uplynutím lhůty pro podání nabídek ustanoví veřejný zadavatel nejméně tříčlennou komisi pro otevírání obálek s nabídkami.
Zadavatel se může rozhodnout, že nebude ustanovovat zvlášť komisi pro otevírání obálek a zvlášť hodnotící komisi a může stanovit, že ustanovená hodnotící komise bude vykonávat i práva a povinnosti komise pro otevírání obálek.
Členové komise pro otevírání obálek (dále jen "komise") jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dozvěděli v souvislosti se svou účastí v komisi.
Výjimku z obecné povinnosti realizovat otevírání obálek může zadavatel využít v případě, že
obdrží ve lhůtě pro podání nabídek pouze nabídky podané elektronickými prostředky. V takovém případě je povinen o této skutečnosti informovat uchazeče a zpřístupnit jim protokol o otevírání obálek elektronickými prostředky.
Stanovení termínu pro otevírání obálek
Pokud informace o termínu otevírání obálek nebyla uvedena již v zadávacích podmínkách, musí zadavatel písemně vyrozumět dodavatele, kteří si vyzvedli zadávací dokumentaci (je-li taková informace činěna před uplynutím lhůty pro podání nabídek), popřípadě uchazeče, kteří podali nabídky (je-li taková informace činěna až po uplynutí lhůty pro podání nabídek), o termínu otevírání obálek; zadavatel toto vyrozumění musí učinit nejméně 5 pracovních dnů před otevíráním obálek. Otevírání obálek se musí konat nejpozději do 30 dnů po uplynutí lhůty pro podání nabídek.
Zadavatel ani komise nesmí otevřít obálku před uplynutím lhůty pro podání nabídek.
U elektronicky podaných nabídek se okamžik otevření považuje příslušný úkon zadavatele či
komise pro otvírání obálek směřující k elektronickému "rozbalení" takto podané nabídky. Tento úkon by měl být učiněn v době od konce lhůty pro podání nabídek do termínu otevírání obálek s nabídkami podanými v listinné podobě.
Vypracování seznamu nabídek a přiřazení evidenčních čísel nabídkám
Zadavatel vypracuje seznam podaných nabídek, ve kterém eviduje podané nabídky (a to nabídky podané jak v listinné, tak i v elektronické podobě) a ve kterém u každé podané nabídky uvede
· evidenční číslo nabídky podle pořadí, v jakém jsou nabídky podávány, přičemž zadavatel
přiřazuje podaným nabídkám evidenční čísla v samostatných číselných řadách pro nabídky
podané v listinné podobě a nabídky podané elektronickými prostředky (tedy pro každou
podobu nabídek musí být samostatná číselná řada evidenčních čísel)
· dobu podání příslušné nabídky (datum a přesný čas) a
· identifikační údaje uchazeče.
Seznam dokumentů, které zadavatel zpracuje po zahájení otevřeného řízení :
Listina účastníků prohlídky místa plnění a informační schůzky
Zápis z prohlídky místa plnění
Rozhodnutí zadavatele o jmenování komise pro otevírání obálek
Oznámení jmenování členem komise pro otevírání obálek a pozvánka na její jednání
Jednací řád komise pro otevírání obálek veřejné zakázky zadané v otevřeném řízení dle zák. č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění, (dále jen "Zákon")
Protokol o otevírání obálek s nabídkami
Listina účastníků otevírání obálek s nabídkami
Rozhodnutí komise pro otevírání obálek o vyřazení neúplné nabídky
Rozhodnutí zadavatele o vyloučení uchazeče
Oznámení uvolnění jistoty (bankovní záruky)
Oznámení uvolnění jistoty (složené peněžní částky)
Seznam doručených a přijatých nabídek
Oznámení termínu otevírání obálek